MENGENAL ARSIP STATIS

 

Arsip statis adalah kumpulan dokumen atau data yang disimpan dalam format yang tidak dapat diubah atau diubah dengan mudah. Data dalam arsip statis biasanya adalah informasi yang dapat disimpan dan direferensikan untuk jangka waktu yang lama tanpa perlu perubahan atau pembaruan yang sering. Arsip statis umumnya dibuat untuk tujuan penyimpanan data yang tidak memerlukan perubahan atau interaksi aktif.

Salah satu contoh arsip statis adalah dokumen kertas yang disimpan dalam Boks arsip atau lemari arsip. Dokumen-dokumen ini tidak akan berubah secara otomatis tanpa intervensi manusia, sehingga dapat dianggap sebagai arsip statis. Selain itu, arsip statis juga dapat berupa data digital yang disimpan dalam format seperti PDF atau format file non-teredit. 

Kehadiran arsip statis sangat penting dalam menjaga keamanan dan keberlangsungan informasi yang penting. Dengan adanya arsip statis, data-data penting atau dokumen-dokumen berharga dapat disimpan dengan aman tanpa risiko kehilangan atau perubahan yang tidak diinginkan. Selain itu, arsip statis juga membantu dalam pengelolaan informasi, penghematan ruang penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi dalam mencari data yang diperlukan.

Namun, dalam pengelolaan arsip statis, perlu diperhatikan beberapa hal penting. 

Pertama, kebutuhan untuk melakukan pemantauan dan pemeliharaan dokumen secara berkala untuk memastikan ketersediaan dan keamanan informasi. 

Kedua, pentingnya pengelolaan akses dan keamanan informasi untuk mencegah data yang tersimpan dari akses yang tidak diizinkan. Ketiga, perlunya kebijakan dan prosedur yang jelas dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip statis.

Dalam era digital saat ini, arsip statis juga dapat diaplikasikan dalam bentuk data digital yang disimpan dalam media penyimpanan seperti hard drive, server, atau cloud storage. Penggunaan arsip statis digital juga memerlukan upaya yang sama dalam pemeliharaan dan pengaturan akses yang baik untuk memastikan keberlangsungan dan keamanan data.

Secara keseluruhan, arsip statis merupakan bagian penting dalam pengelolaan informasi yang bertujuan untuk melestarikan dan menyimpan data penting dalam jangka waktu yang panjang. Dengan penerapan prinsip yang baik dalam pengelolaan, arsip statis akan menjadi sarana penyimpanan data yang efektif dan aman bagi organisasi atau individu.

Pengelolaan Arsip Statis: Mengelola Aset Berharga Organisasi dengan efisien

Arsip statis merupakan salah satu jenis arsip yang penting dalam suatu organisasi. Arsip statis adalah dokumen atau informasi yang tidak lagi aktif digunakan secara reguler tetapi tetap harus disimpan dan dijaga untuk keperluan referensi di masa depan. Pengelolaan arsip statis yang efisien sangat penting untuk mengelola aset berharga organisasi dan memastikan informasi tetap tersedia dan dapat diakses dengan mudah.

Tidak sedikit organisasi yang sering kali mengabaikan pengelolaan arsip statis, sehingga menyebabkan kesulitan dalam mencari informasi yang diperlukan di kemudian hari. Hal ini dapat merugikan organisasi dalam jangka panjang, mulai dari membuang waktu yang berharga untuk mencari informasi hingga kemungkinan kehilangan data penting.

Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam pengelolaan arsip statis dengan efisien:

1. Klasifikasi Dokumen: Mulailah dengan mengkategorikan dokumen arsip statis berdasarkan jenis, kategori, atau tingkat kepentingan. Hal ini akan membantu dalam menyusun sistem penyimpanan yang teratur dan mudah diakses.
2. Penyusunan Sistem Penyimpanan: Tentukan metode penyimpanan yang sesuai untuk mengatur dokumen arsip statis, seperti penggunaan label, klasifikasi, dan penyimpanan berdasarkan tahun atau rentang waktu tertentu.
3. Penentuan Batas Waktu Penyimpanan: Tetapkan batas waktu penyimpanan untuk setiap jenis dokumen arsip statis. Dokumen yang sudah melewati batas waktu tertentu dapat dihapus atau dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip jangka panjang.
4. Pelabelan Dokumen: Pastikan setiap dokumen arsip statis dilengkapi dengan label yang jelas dan informatif, termasuk tanggal pembuatan, konten, dan keterangan lain yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan dalam mencari dan mengidentifikasi dokumen yang diperlukan.
5. Pemeliharaan dan Proteksi: Lindungi dokumen arsip statis dari kerusakan fisik, kehilangan, atau akses yang tidak sah. Gunakan tempat penyimpanan yang aman dan sesuai dengan standar keamanan arsip.

Dengan melakukan pengelolaan arsip statis yang baik, organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan aset informasi yang dimiliki, meningkatkan efisiensi dalam mengelola informasi, dan mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan informasi penting. Sehingga, menjaga arsip statis dengan baik merupakan investasi jangka panjang bagi kesuksesan dan keberlangsungan organisasi.

PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan  terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk  out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomatis

II.   Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1).   Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2).  Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. 

Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :

1).  Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

2). Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3).  Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

4).  Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

5) Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan. 

Mungkin itu sekilas tentang pengelolaan berbasis elektronik.

Penulis Arief Nurahman

Sosial Media

@ariefnurahman78