CONTOH KARYA ILMIAH TENTANG KEARSIPAN

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS SECARA ELEKTRONIK PADA DINAS SOSIAL PROVINSI JAWA BARAT KOTA CIMAHI, DINAS SOSIAL PROVINSI JAWA BARAT

Assalamualiakum WR.WB

Pada kesempatan kali ini penulis akan menuliskan sebuah karya ilmiah tentang Kearsipan, Karya ilmiah ini merupakan salah satu tugas dari Kuliah saya dan saya dituliskan di blog ini, bagi para pembaca yang sedang mencari referensi pembuat bahan karya ilmiah atau tugas akhir silahkan kutip saja, akan tetapi untuk mengutipnya ambil yang penting-pentingnya saja dan di parafrase lagi agar tidak terlihat plagiat.

Penulis akan menuliskan Arsip Dinamis secara elakeronik pada Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat, untuk para pencari referensi silahkan Nama perangkat daerah nya bisa diganti disesuaikan dengan Tema yang sedang dibuat, saya kan berikan secara gratis bagi para pembaca semuanya.

Arsip bukan sekadar masa lalu; ia adalah bukti, identitas, dan hak. Menjadi seorang yang berkecimpung di dunia kearsipan berarti menjadi penjaga kebenaran informasi. Selamat datang di catatan harian saya mengenai dunia kearsipan, mulai dari restorasi fisik hingga tantangan transformasi digital

ABSTRAK 

Manajemen Arsip Dinamis Secara Elektronik merupakan langkah strategis dalam meningkatkan efesiensi pengelolaan arsip di instansi pemerintah, termasuk pada Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat.Analisis ini bermaksud untuk mengevaluasi penerapan manajemen arsip dinamis secara elektronik pada Dinsos Provinsi Jawa Barat, berfokus pada proses digitalisasi , penyimpanan, pengelolaan, serta pemeliharaan arsip elektronik. Teknik pengkajian ini yang diterapkan yaitu cara subyektif, dengan pengumpulan data melalui wawancara mendalam, analisi konten dengan cara observasi lapangan dan dokumen digital. Disamping itu dalam penerapan manajemen arsip dinamis secara elektronik pada Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat telah memberikan kontribusi positif dalam mempercepat akses informasi dan meningkatkan akurasi data serta efektivitas kegiatan akan tetapi tantangan masih ada, termasuk kendala teknis seperti keterbatasan infrastruktur teknologi dan kurangnya pemahaman SDM tentang sistem elektronik yang digunakan. Untuk mengatasi kendala ini, rekomendasi yang diberikan meliputi peningkatan kapasitas teknologi, pelatihan SDM secara berkelanjutan, serta pengembangan sistem manajemen arsip elektronik yang lebih terintegrasi, dalam pelaksanaan tugas dan kegiatan pada masing-masing unit kerja.

Kata Kunci : Arsip Dinamis, Arsip Elektronik, Manajemen Arsip, Sistem Informasi Manajemen Arsip

PENDAHULUAN 

Dinsos Provinsi Jawa Barat didirikan berdasarkan perda provinsi jawa barat Nomor 6 Tahun 2016 pengenai pembentukan dan susunan perangkat daerah provinsi jawa barat Nomor 45 Tahun 2016 mengenai Kedudukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Provinsi Jawa Barat, sedangkan dasar berlaku pelaksanaan tugas dan fungsi diregulasi dalam peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 55 Tahun 2016 mengenai Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit dan Tata Kerja Dinsos Jabar. Adapun tugas pokok Dinsos Prov Jabar yaitu menyusun urusan pemerintahan bidang sosial, meliputi perlindungan dan jaminan sosial, penanganan fakir miskin, rehabilitasi sosial dan pemberdayaan sosial yang menjadi tanggung jawab provinsi, serta melaksanaka sesuai bidang tugasnya, sedangkan fungsi dinsos antara lain: a. menyelenggarakan perumusan kebijakan teknis di bidang sosial yang menjadi kewenangan daerah provinsi, b. menyelenggarakan pengelolaan dibidang sosial yang menjadi kewenangan provinsi, c. Menyelenggarakan administrasi dinas, d. Menyelenggarakan evaluasi dan pelaporan dinas, dan e. menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tupoksinya. 

 Kantor Dinsos Provinsi Jawa Barat

Struktur Organisasi

Dinas Sosial Prov jabar merupakan lembaga pemerintah yang dibawah pengawasan Pemprov Jabar, lembaga ini memiliki satu sekretariat, empat Bidang, delapan Unit Pelaksana Teknis Daerah ( UPTD ) dan tiga belas Satuan Pelayanan Sosial ( SATPEL ) yang tersebar diwiliyah jabar dan sekitarnya, lembaga ini di Kepalai oleh kepala Dinas memiliki satu sekretaris , empat Kabid, delapan kepala UPTD serta dibantu oleh Koordinator Satuan Pelayanan Sosial ( SATPEL ) unit kerja yang ada pada Dinas Sosial antara lain Bidang Rehsos, Bidang Dayasos, Bidang Penanganan Fakir Miskin, Bidang Linjamsos, Unit Pelaksana Teknis Daerah Pengembangan Pelatihan Kesejahteraan Sosial ( PPKS ), Pusat Pelayanan Sosial Griya Harapan Difabel ( PPSGHD ), Pusat Pelayanan Sosial Griya Ramah Anak ( PPSGRA ), Pusat Pelayanan Sosial Griya Bina Remaja ( PPPSGBR), Pusat Pelayanan Sosial Griya Bina Karya ( PPSGBK ), Pusat Pelayanan Sosial Griya Bina Karsa ( PPSGBKarya ), Pusat Pelayanan Sosial Griya Wanita Mandiri ( PPSGWM ), Pusat Pelayanan Sosial Griya Ramah Anak ( PPSGRA ) dan Pusat Pelayanan Sosial Griya Lansia ( PPSGL ). 

Arisp merupakan ide serta gagasan yang terekam atau tercipta melalui kegiatan administrasi baik dari berbagai bentuk sarana arsip yang memiliki arti yang berdampak bagi siklus administrasi publik dan naskah menjadi alat bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi dan bahan pertanggungjawaban jalannya suatu organisasi, pengelolaan arsip merupakan kegiatan mengatur menyusun arsip dalam satu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan, manajemen arsip yang teratur menunjukan pencapaian dalam mengolah data diwaktu yang lalu, yang akan mengubah terhadap kemajuan masa mendatang buat lembaga. Pada jaman semakin maju teknologi semakin modern, sehingga kebutuhan data lembaga terpenuhi salah satu faktor utama yang diperlukan upaya mencapai tujuan yang diharapkan oleh organisasi, maka dengan itu arsip merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan untuk membantu metode kerja pelaksanaan peran pengaturan lembaga. untuk pelaksanaan kegiatan, maka arsip memiliki peranan yang sangat utama dan dibutuhkan, yaitu untuk merencanakan pelaksanaan kegiatan selanjutnya, dikarenakan dengan adanya arsip dapat mengtahui berbagai data dimiliki, dengan demikian dapat ditetukan tujuan yang akan dicapai, dengan memperdayakan kapasitas secara maksimal, maka dengan hal tersebut untuk menunjang pelaksanaan kegiatan orgainisasi arsip harus cepat dan tepat dijelaskan secara terus menerus,manajemen kearsipan elektronik dibangun mengacu pada konsepsi arsip tekstual. Manajemen arsip elektronik memiliki nilai tambah sangat ektif jika disamakan dengan arsip secara fisik ditinjau dari segi kepraktisan dan efesiensi pada saat penciptaan dan penyimpananya, pengelolaan arsip secara elektonik dapat dilakukan dalam empat siklus yaitu: penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi Mekanisme awal arsip elektronik pada dasarnya mempunyai konsepsi yang sama dengan proses arsip tekstual, bila pada arsip tekstual mempunyai rak yang berfungsi untuk menyimpan arsip penting yang dimiliki oleh lembaga ,maka sistem kearsipan berbasis komputer memiliki kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual, jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki folder, dan lembar arsip secara berbentuk nyata maka pada arsip elektronik memiliki rak,map dan arsip dalam bentuk digital dalam bentuk arsip. Manajemen arsip elektronik merupakan jalan keluar atas maslah arsip yang semakin hari semakin bertambah banyak, melalui pengelolaan arsip secara elektronik dapat memperoleh berbagai manfaat yeng mendukung terciptanya efesiensi organisasi. 

Dalam mendukung program pemerintah yang transparan dengan memberikan layanan informasi secara transoaran dan akuntabel diharapkan adanya standar hokum peraturan serta menyiapkan tenaga yang kompoten dalam mengelola arsip secara elektronik, disamping kesadaran para pemimpin tentang pentingnya dalam menerapkan manajemen arsip elektronik Membicarakan arsip dinamis secara elektronik terkait erat dari dokumen elektronik sedangkan dokumen elektronik tidak terlepas dari sistem informasi, sistem informasi adalah sistem untuk memproses, mengarsipkan, penemuan kembali, menyampaikan dan mengoptimalkan informasi, berbasis teks, suara, dan gambar dibantu oleh mikro elektronik pada sistem informasi terdiri dari dua bagian utama ialah perangkat elektronik dan tele komunikasi, secara sederhana perangkat elektronik atau yang disebut dengan komputer adalah alat untuk menghitung yang dapat mengoperasikan tugasnya dengan cepat. 

Manajemen arsip elektronik di Indonesia telah ditetapkan dengan peraturan pemerintah dengan dikeluarkannya Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik, arsip elektronik merupakan arsip dengan struktur yang pengelolaannya menggunakan system komputer, manajemen arsip di lembaga yang selama ini dilakukan secara manual sebaiknya perlu diganti secara elektronik mengikuti perkembangan jaman, inovasi yang ditawarkan saat ini memberi banyak kemudahan dalam mengelola arsip secara elektronik, sudah banyak aplikasi perangkat lunak tersedia sehingga dapat meningkatkan kualitas manajemen arsip elektronik, analisis ini telah menemukan lembaga di Indonesia yang telah mengaplikasikan manajemen arsipnya secara elektronik, seperti lembaga pemerintah, dimana arsip elektronik pada instansi telah menggunakan sistem perangkat lunak seperti aplikasi berbasis komputer, aplikasi berbasis android serta aplikasi website berbasis jaringan internet, system aplikasi ini diterapak pada berbagai proses kegiatan pengarsipan yang ada di lembaga tersebut, seperti manajemen arsip statis, manajemen surat dan dokumen pemerintah, manajemen naskah, foo pengelolaan data keuangan, arsip vital dan manajemen arsip inkatif.

Berdasarkan Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik, Bab I ( pasal 1 ) point 1 disebutkan bahwa Pengelolaan Arsip Eletronik yang selanjutnya disingkat dangan PAE adalah proses pengendalian arsip secara elektronik yang efesien, efektif dan sistematis yang meliputi penciptaan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan presevasi akases dan pemanfaatannya, point 3 disebutkan bahwa Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat dan diterima dalam elektronik atau Arsip hasil alih media, sedangkan pada point 4 disebutkan bahwa Arsip Dinamis adalah yang digunakan seacra langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan jangka waktu tertentu, poin 11 disebutkan Tanda Tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi yang diletakan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai verifikasi dan autentikasi, sedangkan Peraturan Gubernur Jawa Barat nomor 108 Tahun 2020 tentang Peraturan Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat Bab 1 point 10 berbunyi Naskah dinas Elektronik yang disingkat NDE adalah Informasi yang terekam dalam elektronik sebagai alat komunikasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pimpinan yang berwenang di lingkungan lembaga pemerintah, poin 13 berbunyi Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan, poin 14 Aplikasi TNDE adalah suatu system pengelolaan Naskah Dinas yang dibangun dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal, poin 16 Sertifikai secara elektronik merupakan bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subyek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifkat elektronik, poin 17 tanda tangan elektronik merupakan tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang diletakkan terasosiasi suatu terkait dengan informasi elektronik lainnya yang dipergunakan sebagai verifikasi dan autentikasi.

Latar Belakang 

Dengan berjalannya perkembangan sistem informasi serta tuntutan regulasi yang semakin ketat, kebutuhan akan manajemen kearsipan yang canggih dan terintegrasi menjadi suatu keharusan, kearsipan yang baik bukan hanya mengenai penyimpanan fisik akan tetapi juga melibatkan pengelola data secara digital, untuk mengerjakan dan memproses sesuatu, komputer membutuhkan apa yang disebut dengan program aplikasi, program aplikasi merupakan program jadi yang siap dipakai untuk keperluan mempermudah pekerjaan serta mengefesiensikan waktu.

Penelitian ini diinisiasi oleh keinginan untuk lebih memahami kondisi manajemen kearsipan Elektronik di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat serta untuk meningkatkan efesiensi optimalisasi kearsipan berbasis elektronik dan penggunaan aplikasi yang sedang diterapkan.

Metode penelitian 

1. Desain Penelitian Penelitian ini menggunakan desain studi kasus untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang manajemen kearsipan di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat Pendekatan kualitatif digunakan untuk mengumpulkan data yang mendetail dan kontekstual.

2. Populasi dan Sampel Populasi penelitian ini adalah seluruh staf dan sistem kearsipan yang ada di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat. Provinsi Jawa Barat. Sampel dipilih dengan menggunakan teknik purposive sampling, melibatkan staf yang secara langsung terlibat dalam pengelolaan kearsipan dan memiliki pemahaman mendalam tentang proses tersebut. 

3. Instrumen Pengumpulan Data 

• Wawancara: Dilakukan dengan pihak terkait, termasuk petugas kearsipan dan manajer yang terlibat dalam pengambilan keputusan terkait kearsipan.
• Observasi: Melibatkan pengamatan langsung terhadap proses pengelolaan kearsipan, termasuk infrastruktur fisik dan sistem teknologi informasi yang digunakan.
• Analisis Dokumen: Dokumen terkait kearsipan, kebijakan, dan prosedur di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat dianalisis untuk mendapatkan pemahaman yang lebih mendalam.

4. Prosedur Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan melalui serangkaian wawancara semi-terstruktur dengan petugas kearsipan dan manajer, observasi langsung terhadap proses kearsipan, dan analisis dokumen terkait. Data dikumpulkan dengan mengacu pada pertanyaan penelitian dan tujuan penelitian. 

5. Analisis Data Data kualitatif dianalisis menggunakan pendekatan analisis tematik, data hasil wawancara, observasi, analisis dokumen disusun, dikategorikan serta diinterpretasikan untuk mendapatkan temuan yang relevan terkait manajemen kearsipan secara elektronik

Hasil dan Pembahasan 

Dalam bagian ini, penelitian akan menganalisis temuan-temuan kunci, membandingkan praktik kearsipan yang dijalankan dengan standar terkini, dan menyajikan rekomendasi untuk perbaikan sistem kearsipan elektronik di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat. 1. Sistem Kearsipan yang Ada Pembahasan dimulai dengan menganalisa sistem kearsipan yang telah diimplementasikan di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat. Temuan menunjukkan bahwa terdapat bebagai macam dalam pendekatan pengelolaan dokumen, dengan adanya campuran antara dokumen fisik dan digital. Hal ini mencerminkan transisi dari pengelolaan arsip konvensional ke bentuk yang lebih modern.

Pada Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat dalam sistem Kerasipan modern telah menggunakan Aplikasi yang bernama Aplikasi SIDEBAR yang dimana apalikasi ini merupakan aplikasi yang teritegrasi, Aplikasi ini merupakan aplikasi manajemen arsip dinamis secara elektronik yang dikelola oleh Dispusipda Provinsi Jawa Barat untuk percepatan dalam administrasi persuratan, terdapat beberapa fitur pada aplikasi ini antara lain : 

1. Penerimaan surat masuk yang dikirim oleh instasi terkait 

2. Pencatatan Naskah Masuk 

3. Pendisposisian Naskah 

4. Pendistribusian Naskah Keluar 

5. Penomoran Surat Keluar 

6. Pembuatan/penciptaan naskah 

7. Pemberkasan Arsip Secara Elektronik 

8. Tanda Tangan Elektronik

Selain proses pembuatan Naskah Dinas oleh konseptor, terdapat fitur penginputan naskah masuk yang dikelola oleh unit kearsipan, serta pemberkasan arsip secara  elektronik oleh unit pengolah tata usaha, proses tersebut merupakan tahap dalam penerimaan naskah yang diterima dari instasi terkait yang dikirimkan melalui aplikasi dan pemberkasan secara elektronik pada aplikasi Sidebar.

2. Tantangan dalam Aksesibilitas Informasi Salah satu tantangan utama yang dihadapi adalah aksesibilitas informasi. Meskipun telah terjadi transformasi ke arah teknologi informasi, masih terdapat kendala dalam mendapatkan informasi dengan cepat dan efisien. Sistem kearsipan perlu dirancang ulang untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan dapat dengan mudah mengakses informasi yang diperlukan. 

3. Evaluasi Kepatuhan Terhadap Regulasi Pembahasan melibatkan evaluasi terhadap kepatuhan terhadap regulasi kearsipan yang berlaku. Penelitian menunjukkan bahwa kepatuhan terhadap regulasi ini sudah mencapai tingkat optimal. Penerapan kebijakan retensi dokumen dan perlindungan data perlu diperkuat untuk memastikan kepatuhan penuh terhadap standar yang ditetapkan hal tersebut diperkuat dengan regulasi yang dibuat oleh pemerintah daerah sebagai dasar pengelolaan arsip secara elektronik.Berdasarkan Perda Prov Jabar No. 11 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2021 Nomor 11 Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Barat Tahun 2021 Nomor 253);, Surat Edaran Gubernur Jawa Barat Nomor: 212/AR.03.09.01/DISPUSIPDA tentang Penerapan/ Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) di Perangkat Daerah dan Biro Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat;, Surat Edaran Gubernur Jawa Barat Nomor: 62/AR.01.02/ORG tentang Penerapan Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) 

4. Dampak Sumber Daya Manusia dan Teknologi Penting untuk mencermati dampak keterbatasan sumber daya manusia dan teknologi dalam manajemen kearsipan. Pelatihan yang tepat bagi staf terkait kearsipan dan peningkatan infrastruktur teknologi informasi menjadi kunci untuk mengatasi hambatan ini. Peningkatan ini akan memberikan dukungan yang kuat dalam menjalankan sistem kearsipan yang efisien dan efektif.

5. Relevansi dengan Kebijakan Organisasi Pembahasan juga melibatkan penilaian sejauh mana sistem kearsipan mendukung dan sejalan dengan kebijakan organisasi. Kejelasan kebijakan, termasuk prosedur pengelolaan dokumen, perlu ditingkatkan untuk meminimalkan ambiguitas dan memastikan keselarasan dengan tujuan organisasi. 

6. Rekomendasi Perbaikan Dari pembahasan tersebut, berbagai rekomendasi perbaikan dapat diajukan. Ini melibatkan perubahan dalam kebijakan, perbaikan infrastruktur teknologi informasi, pelatihan karyawan, dan peningkatan kesadaran akan kepatuhan regulasi. Rekomendasi ini dirancang untuk memberikan solusi konkret terhadap masalah yang diidentifikasi selama penelitian.

7. Penempatan dalam Konteks Lebih Luas Penting untuk menempatkan temuan penelitian ini dalam konteks yang lebih luas, terutama dalam pergeseran menuju pengelolaan informasi yang lebih terintegrasi dan digital di sektor publik. Implikasi dari penelitian ini dapat berdampak positif tidak hanya pada Dinas Sosil Provinsi Jawa Barat tetapi juga pada lembaga sejenis di seluruh negara. 

8. Keterbatasan Penelitian dan Peluang Penelitian Selanjutnya Dalam pembahasan, perlu diakui keterbatasan penelitian, seperti waktu dan sumber daya yang terbatas. Oleh karena itu, pembahasan mencakup kesadaran akan keterbatasan ini dan merinci peluang penelitian selanjutnya yang dapat mendalami aspek-aspek tertentu yang belum tercakup dalam penelitian ini. Pembahasan ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang mendalam tentang kondisi manajemen kearsipan elektronik di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat serta memberikan landasan untuk perbaikan dan pengembangan kearsipan di masa depan.

Kesimpulan dan Saran Kesimpulan 

Metode penelitian ini memberikan pemahaman mendalam tentang manajemen kearsipan Elektronik di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat. Hasil penelitian 14 memberikan gambaran yang komprehensif tentang sistem kearsipan yang ada, tantangan yang dihadapi, dan potensi perbaikan yang dapat diimplementasikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen kearsipan di lembaga tersebut. Temuan ini dapat memberikan kontribusi signifikan pada pengembangan praktik kearsipan di sektor publik dan menjadi dasar untuk penelitian lebih lanjut dalam bidang ini. Kesimpulan penelitian ini akan merangkum hasil evaluasi dan memberikan gambaran tentang efektivitas sistem kearsipan yang ada. Rekomendasi untuk perbaikan akan dijelaskan secara rinci untuk mendukung Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat dalam meningkatkan manajemen kearsipannya.

Dari hasil penelitian tentang manajemen kearsipan secara elektronik pada Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat, dapat diambil beberapa kesimpulan penting yang mencerminkan kondisi, tantangan, dan potensi perbaikan dalam pengelolaan arsip lembaga tersebut. 

1. Evaluasi Sistem Kearsipan Elektronik Evaluasi sistem kearsipan elektronik di Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat mengungkapkan adanya keberagaman dalam pengelolaan dokumen, baik fisik maupun digital. Meskipun telah terdapat upaya menuju ke arah teknologi informasi, tantangan terutama muncul dalam aspek aksesibilitas, retensi data, dan perlindungan informasi sensitif. Secara umum, sistem kearsipan masih memerlukan peningkatan agar dapat mengakomodasi dinamika perkembangan informasi. 

2. Kepatuhan Terhadap Regulasi Penelitian ini menyoroti kepatuhan yang perlu diperhatikan terhadap regulasi kearsipan yang berlaku. Penerapan kebijakan retensi dokumen dan perlindungan data masih memerlukan peninjauan mendalam untuk memastikan kepatuhan yang optimal. Dalam konteks ini, pemahaman yang lebih baik tentang regulasi serta kesadaran akan pentingnya kepatuhan harus ditingkatkan. 

3. Tantangan dan Potensi Perbaikan Tantangan utama yang dihadapi Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat melibatkan keterbatasan sumber daya manusia dan teknologi. Karyawan perlu mendapatkan pelatihan yang memadai dalam manajemen kearsipan dinamis secara elektonik dan penerapan teknologi informasi. Selain itu, kebijakan yang lebih jelas dan dukungan dari pihak pimpinan diperlukan untuk memastikan keberlanjutan dan keberhasilan perbaikan yang diusulkan. Saran Berdasarkan temuan-temuan penelitian, sejumlah rekomendasi dapat diajukan untuk meningkatkan manajemen kearsipan dinamis secara elektronik pada Dinas Sosial Provinsi Jawa Barat, diantaranya adalah peningkatan infrastruktur teknologi informasi, penyusunan kebijakan yang lebih rinci, serta pelatihan secara berkala bagi staf terkait kearsipan, penerapan perbaikan ini diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja kearsipan dinamis secara elektronik, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan perlindungan optimal terhadap informasi yang dimiliki oleh lembaga sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

Daftar Pustaka 

Agustina, Fitria. "Manajemen kearsipan elektronik." Khazanah: Jurnal Pengembangan kearsipan 9.2 (2017): 57-61. Perka Anri Nomor 6 Tahun 2021, Pengelolaan Arsip Elektronik Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik Rifauddin, Machsun. "Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi." Khizanah al Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan 4.2 (2016): 168-178 Rustam, Muhammad. "Pengantar pengelolaan arsip elektronik." UniversitasTerbuka (2014) Riasmiati, Anna. "Manajemen Kearsipan." Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan 9.3 (2016): 63 Sopia Rosalin, 2017:10 ‘Manajemen Kearsipan Dinamis’1.8 : UB Press Sutirman, Sutirman. "Urgensi manajemen arsip elektronik." Efisiensi: Kajian Ilmu Administrasi 13.1 (2015). Salmin, Tajrid. "Sistem pengarsipan arsip elektronik." Jurnal Pustaka Ilmiah 4.2 (2019): 706- 711. Sulistyo, Basuki (2014) Pengantar Ilmu Kearsipan. In: Arsip sebagai Informasi Terekam. Universitas Terbuka, Jakarta, pp. 1-50. ISBN 9789790117211 Nyfantoro, Fajar, Tamara Adriani Salim, and Anon Mirmani. "Perkembangan Pengelolaan Arsip Elektronik di Indonesia: Tinjauan Pustaka Sistematis." Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan 3.1 (2019): 1-13 Zakiyah, Evi. "Implementasi arsip elektronik dalam mendukung good goverment." Shaut AlMaktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi 9.2 (2017): 183-190.

Mungkin itu pembahasan kali ini mengenai arsip secara elektronik, "Kearsipan mungkin terlihat rumit dari luar, tapi langkah kecil dalam merapikannya akan sangat terasa manfaatnya di kemudian hari. Bagaimana dengan sistem kearsipan di tempatmu? Apakah punya tantangan yang sama? Yuk, tuliskan pendapat atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah. Mari kita bertukar pikiran!"

Terima Kasih telah membaca, akhir kata penulis mengucapkan Terima kasih telah membaca dan di tutup dengan Wasalamualikum WR.WB

3 Januari 2026

Penulis

MENGENAL ARSIP STATIS

 

Arsip statis adalah kumpulan dokumen atau data yang disimpan dalam format yang tidak dapat diubah atau diubah dengan mudah. Data dalam arsip statis biasanya adalah informasi yang dapat disimpan dan direferensikan untuk jangka waktu yang lama tanpa perlu perubahan atau pembaruan yang sering. Arsip statis umumnya dibuat untuk tujuan penyimpanan data yang tidak memerlukan perubahan atau interaksi aktif.

Salah satu contoh arsip statis adalah dokumen kertas yang disimpan dalam Boks arsip atau lemari arsip. Dokumen-dokumen ini tidak akan berubah secara otomatis tanpa intervensi manusia, sehingga dapat dianggap sebagai arsip statis. Selain itu, arsip statis juga dapat berupa data digital yang disimpan dalam format seperti PDF atau format file non-teredit. 

Kehadiran arsip statis sangat penting dalam menjaga keamanan dan keberlangsungan informasi yang penting. Dengan adanya arsip statis, data-data penting atau dokumen-dokumen berharga dapat disimpan dengan aman tanpa risiko kehilangan atau perubahan yang tidak diinginkan. Selain itu, arsip statis juga membantu dalam pengelolaan informasi, penghematan ruang penyimpanan, dan meningkatkan efisiensi dalam mencari data yang diperlukan.

Namun, dalam pengelolaan arsip statis, perlu diperhatikan beberapa hal penting. 

Pertama, kebutuhan untuk melakukan pemantauan dan pemeliharaan dokumen secara berkala untuk memastikan ketersediaan dan keamanan informasi. 

Kedua, pentingnya pengelolaan akses dan keamanan informasi untuk mencegah data yang tersimpan dari akses yang tidak diizinkan. Ketiga, perlunya kebijakan dan prosedur yang jelas dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip statis.

Dalam era digital saat ini, arsip statis juga dapat diaplikasikan dalam bentuk data digital yang disimpan dalam media penyimpanan seperti hard drive, server, atau cloud storage. Penggunaan arsip statis digital juga memerlukan upaya yang sama dalam pemeliharaan dan pengaturan akses yang baik untuk memastikan keberlangsungan dan keamanan data.

Secara keseluruhan, arsip statis merupakan bagian penting dalam pengelolaan informasi yang bertujuan untuk melestarikan dan menyimpan data penting dalam jangka waktu yang panjang. Dengan penerapan prinsip yang baik dalam pengelolaan, arsip statis akan menjadi sarana penyimpanan data yang efektif dan aman bagi organisasi atau individu.

Pengelolaan Arsip Statis: Mengelola Aset Berharga Organisasi dengan efisien

Arsip statis merupakan salah satu jenis arsip yang penting dalam suatu organisasi. Arsip statis adalah dokumen atau informasi yang tidak lagi aktif digunakan secara reguler tetapi tetap harus disimpan dan dijaga untuk keperluan referensi di masa depan. Pengelolaan arsip statis yang efisien sangat penting untuk mengelola aset berharga organisasi dan memastikan informasi tetap tersedia dan dapat diakses dengan mudah.

Tidak sedikit organisasi yang sering kali mengabaikan pengelolaan arsip statis, sehingga menyebabkan kesulitan dalam mencari informasi yang diperlukan di kemudian hari. Hal ini dapat merugikan organisasi dalam jangka panjang, mulai dari membuang waktu yang berharga untuk mencari informasi hingga kemungkinan kehilangan data penting.

Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam pengelolaan arsip statis dengan efisien:

1. Klasifikasi Dokumen: Mulailah dengan mengkategorikan dokumen arsip statis berdasarkan jenis, kategori, atau tingkat kepentingan. Hal ini akan membantu dalam menyusun sistem penyimpanan yang teratur dan mudah diakses.
2. Penyusunan Sistem Penyimpanan: Tentukan metode penyimpanan yang sesuai untuk mengatur dokumen arsip statis, seperti penggunaan label, klasifikasi, dan penyimpanan berdasarkan tahun atau rentang waktu tertentu.
3. Penentuan Batas Waktu Penyimpanan: Tetapkan batas waktu penyimpanan untuk setiap jenis dokumen arsip statis. Dokumen yang sudah melewati batas waktu tertentu dapat dihapus atau dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip jangka panjang.
4. Pelabelan Dokumen: Pastikan setiap dokumen arsip statis dilengkapi dengan label yang jelas dan informatif, termasuk tanggal pembuatan, konten, dan keterangan lain yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan dalam mencari dan mengidentifikasi dokumen yang diperlukan.
5. Pemeliharaan dan Proteksi: Lindungi dokumen arsip statis dari kerusakan fisik, kehilangan, atau akses yang tidak sah. Gunakan tempat penyimpanan yang aman dan sesuai dengan standar keamanan arsip.

Dengan melakukan pengelolaan arsip statis yang baik, organisasi dapat mengoptimalkan penggunaan aset informasi yang dimiliki, meningkatkan efisiensi dalam mengelola informasi, dan mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan informasi penting. Sehingga, menjaga arsip statis dengan baik merupakan investasi jangka panjang bagi kesuksesan dan keberlangsungan organisasi.

PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan  terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk  out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas,  diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistem layanan otomatis

II.   Proses Penciptaan Arsip Elektronik

Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

1).   Penciptaan secara elektronik atau otomasi.

Penciptaan  secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.

2).  Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.

Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. 

Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik  memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.

Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut :

1).  Tahap Pemilihan

Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat  penggunaan arsip, sering digunakan apa tidak.  Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi  arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan berarti  pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan.

2). Tahap Pemindaian

Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.

3).  Tahap Penyesuaian

Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file  dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip.

4).  Tahap pendaftaran

Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan  arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik  tercapai.

5) Tahap pembuatan berita acara

Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional  kedalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan. 

Mungkin itu sekilas tentang pengelolaan berbasis elektronik.

Penulis Arief Nurahman

Sosial Media

@ariefnurahman78

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

 

Manajemen perkantoran pemerintahan adalah salah satu aspek penting dalam penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif. Ini mencakup proses organisasi dan pengelolaan operasional kantor-kantor pemerintah serta staf yang bekerja di dalamnya. Manajemen perkantoran pemerintahan memiliki peran yang krusial dalam menyelenggarakan tugas-tugas pemerintah, menyediakan layanan masyarakat, dan memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan anggaran.

Salah satu aspek kunci dalam manajemen perkantoran pemerintahan adalah koordinasi dan perencanaan yang efisien. Dengan keberagaman tugas dan tanggung jawab dalam lembaga-lembaga pemerintahan, manajer perkantoran pemerintahan harus dapat mengoordinasikan berbagai kegiatan, memastikan pemenuhan target dan sasaran, serta menyesuaikan kebutuhan staf dengan tujuan strategis pemerintah.

Selain itu, manajemen perkantoran pemerintahan juga memerlukan keterampilan dalam manajemen sumber daya manusia, penerimaan anggaran, dan peningkatan efisiensi operasional. Hal ini termasuk perencanaan dan pengelolaan anggaran, pengaturan dan evaluasi kinerja pegawai, serta pengembangan strategi untuk meningkatkan layanan dan efisiensi.

Manajer perkantoran pemerintahan juga harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang peraturan, hukum, dan kebijakan pemerintah. Mereka harus dapat memastikan bahwa semua kegiatan perkantoran pemerintahan berada dalam kerangka regulasi, kebijakan, dan etika yang diberlakukan. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan transparansi, akuntabilitas, dan kepatuhan terhadap standar etika dalam layanan publik.

Dalam lingkungan yang terus berubah dan berkembang, manajer perkantoran pemerintahan juga harus mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi dan praktik manajemen terbaik. Ini termasuk adopsi sistem informasi manajemen yang canggih, penerapan praktik manajemen kinerja terbaik, dan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Secara keseluruhan, manajemen perkantoran pemerintahan memainkan peran krusial dalam memastikan efisiensi, transparansi, dan pelayanan yang baik kepada masyarakat. Dengan adanya manajer perkantoran pemerintahan yang kompeten, pemerintah dapat menjalankan tugasnya dengan efisien, memastikan pelayanan masyarakat yang berkualitas, serta membangun kepercayaan masyarakat terhadap pemerintahannya.